Collectiebeheer is voor een museum naast tentoonstellen de belangrijkste functie. Op basis van een collectieplan worden objecten in de collectie opgenomen, geregistreerd, onderzocht, eventueel gerestaureerd en goed opgeborgen of met de juiste informatie tentoongesteld.
Het Stadsmuseum beschikt op de bovenverdieping over een ruimte die deels als depot is ingericht. Daar worden objecten die (tijdelijk) niet in de tentoonstelling passen, opgeslagen. Hiertoe behoort ook de omvangrijke collectie kleding uit de periode 1850-1950 die is overgenomen van de Oudheidkamer Brederwiede in 2007, en in 2019 grotendeels is tentoongesteld ('Alles uit de kast').
In het depot liggen ook niet-historische objecten dia als rekwisiet worden gebruikt om een tentoonstelling aantrekkelijker te maken, zoals maquettes of replica's, maar ook  'oude' objecten die weliswaar niet aan de collectiecriteria voldoen maar een aanvulling kunnen vormen bij een tentoonstelling in één van de thema's van het museum.
Het inventariseren van de collectie, die in 2007 is overgenomen van de Stichting Oudheidkamer Brederwiede, is nu vrijwel geheel voltooid. 

Sinds enkele jaren beschikt het museum over het collectiebeheersysteem ZCBS, software die inmiddels bij ruim honderd kleinere musea en historische verenigingen wordt gebruikt. Een apart onderdeel van de presentatiefunctie van het museum is de fotobeeldbank, waarin naast foto's uit de eigen collectie ook die van Oud Vollenhove (op Facebook) met het door hen verzamelde commentaar zijn opgenomen. Inmiddels is veel werk verzet in het duiden van de beelden en toevoegen van extra informatie. Maar er is nog genoeg te doen voor een nieuwe vrijwilliger - eventueel vanaf huis!

De werkgroep bestaat uit de volgende leden:

Henk Vellinger
Henk van Heerde
Gerrit Klaassen (onderzoek, o.a. oude documenten)
Jan Jonkman (fotobeeldbank, onderzoek, register Kondschap)

en voor de kleding: Gerda van Heerde en Jenny Vellinger.

Daarnaast is er een groep van 5 mensen die werkt aan het in kaart brengen van het agrarisch erfgoed, met name de vele oude boerderijen in de streek.
 

Elke maandag wordt er gewerkt aan het inventariseren en beschrijven van de collectie. We kunnen nog meer mensen gebruiken, deels kan er ook met uw eigen computer vanaf huis gewerkt worden. Neem contact op met Henk Vellinger of kom 's maandags eens langs (aanbellen!). Zie ook www.beeldbankvollenhove.nl