social media
Informatieplan Stadsmuseum Vollenhove
Inleiding
Dit informatieplan beschrijft de doelen van het Stadsmuseum ten aanzien van informatie over de collectie. Beschreven wordt welke informatie het museum m.b.t. de collectie verwerft en wil verwerven en hoe het museum deze informatie beheert en gebruikt, en welke verbeteringen zijn voorzien. De nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie wordt benoemd en de hiervoor vastgestelde borgingsprocedures.
Het vervangt het informatieplan uit 2020, dat was geschreven op basis van de aanwijzingen voor een informatieplan van DEN. Bij zelfevaluatie voor de pre-audit voor de museumnorm bleken de hulpvragen bij de museumnorm 2020 op basis van dat plan niet te beantwoorden. Daarom is er gekozen voor een volledig nieuwe beschrijving, gebaseerd op de beantwoording van die hulpvragen. De nieuwe tool Informatieplanner (OPEN/LCM & NDE, 2022), gebaseerd op de allernieuwste verise van Microsoft Excel, bleek niet bruikbaar.
Voor algemene beleidszaken zoals doel, visie en missie van het museum, de grootte van de organisatie, doelgroep en marketing wordt verwezen naar het beleidsplan 2022-2026.
Voor de samenstelling van de collectie en de invulling van de meeste museale kerntaken wordt verwezen naar het collectieplan. Verder is relevant voor dit onderwerp het presentatiebeleid, waarin wordt beschreven hoe de collectie wordt getoond en bezoekers en publiek in het algemeen over de collectie worden geïnformeerd. Beheer en kwaliteitsborging van de metagegevens in het collectieregistratiesysteem worden nader geregeld en beschreven in het registratieplan en de helpinformatie van het collectiebeheersysteem.
De kosten gemoeid met onderstaande activiteiten zijn laag vanwege het karakter van de gebruikte software (alleen lidmaatschapskosten Genootschap ZCBS, € 25 per jaar) en hosting bij een budgetprovider (WebOké, € 40 per jaar). De investeringen voor digitalisering (fotostudio, software, scanners, glasvezelinternetverbinding) zijn enkele jaren geleden gemaakt en vallen onder de algemene ICT-infrastructuur waartoe ook server, NAS, netwerk en PC’s behoren. Alle werkzaamheden worden uitgevoerd door onbetaalde vrijwilligers.
Jaarlijks wordt in de begroting een stelpost voor kleine uitgaven opgenomen, zie hiervoor het jaarplan. Eventuele reiskosten of deelname aan cursussen vallen onder andere begrotingsposten.
Uit de museumnorm 2020:
Norm 11b: het museum zorgt dat de informatie over de collectie toegankelijk is en blijft; het museum heeft een informatieplan.
Informatieplan: Het informatieplan beschrijft de doelen van het museum ten aanzien van informatie over de collectie. Beschreven wordt welke informatie het museum m.b.t. de collectie verwerft en wil verwerven en hoe men deze informatie beheert en gebruikt, en welke verbeteringen men hierin wil aanbrengen. Hierbij wordt ook de nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie benoemd en met welke procedures men dit waarborgt.
Onderwerpen die in ieder geval aan bod komen zijn (digitale) duurzaamheid van informatie en beschikbaarheid van informatie voor derden (denk hierbij o.a. ook aan randvoorwaarden vanuit de AVG en de Auteurswet).
Hulpvragen daarbij:
Heeft uw instelling beleid bepaald m.b.t. de digitale toegankelijkheid van de collectie?
Heeft uw instelling een informatieplan?
Besteedt u in het informatieplan aandacht aan:
• welke informatie m.b.t. de collectie uw instelling verwerft en wil verwerven?
• hoe uw instelling deze informatie beheert en gebruikt?
• welke eventuele verbeteringen uw instelling hierin wil aanbrengen?
• de nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en met welke procedures men dit waarborgt?
• (digitale) duurzaamheid van informatie en beschikbaarheid?
• informatie voor derden (denk hierbij o.a. ook aan randvoorwaarden hiervoor vanuit de AVG en de Auteurswet)?
Digitale toegankelijkheid van de collectie
De museale collectie is geregistreerd in het collectiebeheersysteem, zie hiervoor het collectieplan. Het beleid is dat de toegang tot de gegevens in principe is beperkt tot de vrijwilligers van het museum, met uitzondering van door de collectiebeheerders geselecteerde objecten die ook door het grote publiek via internet te bekijken zijn. Het gaat dan om objecten in het depot en objecten die – bijvoorbeeld tijdelijk – extra aandacht mogen krijgen. Op de website van het Stadsmuseum wordt dit uitgelegd en wordt men doorverwezen met een direct aanklikbare link naar beeldbankvollenhove.nl, de website waarmee toegang wordt verkregen tot de databanken met objecten, foto’s, de bibliotheek en de (nieuwe) boerderijendatabank. De laatste drie vallen onder de publieksfunctie, zie het presentatiebeleid
Bezoekers van het museum kunnen in het museum (ruimte Beeld&Geluid) toegang krijgen tot de publieke gegevens van alle objecten, ze worden daarin ondersteund door dienstdoende vrijwilligers, zie ook het presentatiebeleid.
De gegevens per object zijn gescheiden in een intern deel en een publiek deel. Het interne deel is alleen zichtbaar voor bepaalde vrijwilligers. Het beheer van de rechten wordt gedaan door de functionele beheerders van het collectiebeheersysteem. Voor speciale doeleinden kunnen tijdelijk ook anderen toegang krijgen tot alle objecten en alle gegevens.
Verwerving van informatie over de collectie
Basisinformatie is inmiddels verworven en bij de objecten vastgelegd.
De informatie over de objecten is deels meegekomen met de objecten bij de overname in 2007. Een groot deel van de overgenomen objecten waren beschreven op registratiekaarten, een groot deel van de kleding was door een specialist verwerkt in een registratiesysteem. Die laatste gegevens zijn geconverteerd naar het huidige collectiebeheersysteem ZCBS.
Verder zijn de objecten bekeken, beoordeeld, nagemeten en gecategoriseerd. Ze zijn toebedeeld aan een collectie en – afhankelijk van herkomst en/of doel – in een deelcollectie. Daarbij is de relatie met Vollenhove van belang, de collectiecriteria. Na weging op de ‘museale weegschaal’ is een MUSIP-categorie bepaald.
Belangrijker dan een titel en een feitelijke beschrijving is de historische context in relatie tot Vollenhove, nodig voor de weging (museale weegschaal) in relatie tot de collectiecriteria (zie het beleidsplan en het collectieplan). Een exacte datering is niet zo belangrijk.
Belangrijk is de relatie met een historisch gebouw (zoals een havezate of kerk) en met een persoon (naam of familie van eigenaar of gebruiker), of een historische gebeurtenis waarbij het object een rol speelde. Die relatie wordt vastgelegd in de beschrijving en speelt ook een rol bij de indeling in deel- en subcollectie. In de beschrijving wordt zo mogelijk een hypertextlink gelegd naar relevante foto’s in de beeldbank (onderdeel van de publieksfunctie, zie het presentatiebeleid) en naar artikelen op de website stadvollenhove.nl en/of MijnStadMijnDorp. Van personen (eigenaren, gebruikers) worden genealogische gegevens bijgezocht, vooral uit de website Gezinsreconstructies (Ambt) Vollenhove. Indien relevant worden hypertextlinks gelegd naar andere objecten in het systeem.
De informatie van schenkers en bruikleengevers wordt zoveel mogelijk gebruikt maar ook gecontroleerd en waar nodig aangevuld.
Indien het niet mogelijk of relevant is om van een subcollectie per object achtergrondinformatie te verwerven of vast te leggen, wordt dat op het niveau van subcollectie of deelcollectie gedaan (het gaat dan vaak om objecten met een lage historische waarde, maar wel een gemiddelde waarde als ensemble en qua herkomst).
Vaak wordt uit onderzoek, o.a. naar andere objecten, soms bij toeval nieuwe informatie over een object verkregen en alsnog toegevoegd. Er zijn twee onderzoekers voortdurend bezig op dit vlak. De trigger voor nader onderzoek komt vaak uit het verschijnen van artikelen in het eigen blad Kondschap en van historische verenigingen in de omgeving, of nieuw verschenen wetenschappelijke publicaties. Een nieuwe bron is rapportage uit bodemonderzoeken in het kader van voorgenomen bouwactiviteiten, overigens heel moeilijk toegankelijke informatie.
Beheer en kwaliteitsborging van de informatie
Aanwijzingen voor de vastlegging van metagegevens van de objecten staan in het registratieplan en in de online hulpinformatie van het collectiebeheersysteem.
Regelmatig, tenminste in het begin van elk jaar, wordt door de collectiebeheerders gezocht naar onvolkomenheden in de vastgelegde informatie bij de objecten. De functionaliteit van het collectiebeheersysteem op dit gebied wordt daarvoor zo goed mogelijk benut. Denk daarbij aan goed gebruik van keuzemogelijkheden voor invoer in de diverse velden in de databank en bijbehorende helpinformatie per veld.
Bij binnenkomst van nieuwe objecten is onderdeel van de registratieprocedure om direct zoveel mogelijk informatie te verzamelen en vast te leggen. Daarbij wordt in een aantal gevallen ook te term ‘nader onderzoek’ vastgelegd bij de interne opmerkingen wanneer er twijfel is over een gegeven, of de indruk bestaat dat er nog meer achtergrondinformatie te vinden is. Die twijfel kan ook voortkomen uit opmerkingen van het publiek bij het tonen in de tentoonstelling of n.a.v. een publicatie, bijvoorbeeld een artikel over nieuwe aanwinsten in het eigen blad Kondschap.
De onderzoekers binnen de werkgroep collectiebeheer voeren het nader onderzoek uit. Prioriteit ligt bij topstukken of stukken die – bijvoorbeeld vanwege een speciale tentoonstelling – in de aandacht staan. De wens is altijd: meer onderzoek, dus meer onderzoekers met meer tijd. Helaas is ondersteuning door externe onderzoekers niet of nauwelijks te krijgen, en is een onderdeel van de publieksfunctie om vragen van anderen voorrang te geven.
Het publiek heeft de mogelijkheid om correcties of aanvullingen te geven op de informatie van op internet gepubliceerde objecten uit het collectiebeheersysteem, op een digitaal invulformulier dat wordt verwerkt door de collectiebeheerders.
Alle mutaties van gegevens worden vastgelegd met o.a. naam en tijdstip en kunnen door de collectiebeheerders worden gevolgd en gecorrigeerd. Wanneer er wordt gewerkt buiten de aangegeven keuzemogelijkheden voor invoer, wordt nader onderzoek gedaan en indien nodig contact opgenomen of de mutatie gecorrigeerd.
De vastgelegde informatie wordt vooral gebruikt door de leden van de tentoonstellingscommissie. Elk lid is verantwoordelijk voor een ruimte in het museum, waar globaal een bepaalde deelcollectie wordt getoond (adel, havezaten, geestelijkheid, bevolking, stad&streek, visserij). Ze hebben ook een verantwoordelijkheid in het controleren, aanpassen en aanvullen van de informatie. De informatie wordt gebruikt voor kaartjes met beschrijvingen voor het publiek, en handouts. Daarnaast wordt de informatie gebruikt door de vrijwilligers die bezoekers ontvangen en begeleiden (baliemedewerker, gastheer of gastvrouw), voor het completeren van hun eigen verhaal over bepaalde objecten en het geven van achtergrondinformatie bij vragen van bezoekers.
Tenslotte wordt de informatie ook gebruikt bij het beeldscherm over de visserij, waarin bezoekers van het museum (o.a.) zelf informatie over getoonde voorwerpen kunnen raadplegen.
Duurzaamheid en beschikbaarheid
Er wordt gebruik gemaakt van de software ZCBS, inmiddels in gebruik bij meer dan 100 musea en historische verenigingen. Door het lidmaatschap van het Genootschap ZCBS is continuïteit en kwaliteit van de functionaliteit gewaarborgd. Verbeteringen in beheer en gebruik worden verkregen door deelname aan gebruikersbijeenkomsten, het gebruikersforum en webinars door de functioneel beheerder van het systeem bij het Stadsmuseum Vollenhove, lid van de werkgroep collectiebeheer.
De technische beschikbaarheid wordt voortdurend in de gaten gehouden en problemen onderzocht. Wanneer de problemen bij de hostingprovider blijken te liggen wordt direct contact gelegd door de functioneel beheerder van het museum. De beschikbaarheid van de gegevens (ook van de mutaties) wordt geborgd door back-up bij de provider, regelmatige back-up op het eigen systeem (NAS) en daarvan een externe back-up op de locatie van de systeembeheerder.
Informatie voor derden
Zoals hierboven wordt uitgelegd is de toegang tot informatie uit het collectiebeheersysteem beperkt voor derden tot een selectie van de objecten, en alleen algemene gegevens. Daartoe behoort nadrukkelijk niet de (financiële) waarde, gegevens van eventuele schenker of bruikleengever (AVG!) en interne opmerkingen. Er wordt geen voorbehoud gemaakt voor de auteursrechten van het museum, en bij publicatie wordt geen inbreuk gemaakt op de rechten van anderen.
Naast informatie uit het collectiebeheersysteem behoort tot de publieksfunctie ook het via internet toegankelijk maken van de fotobeeldbank, bibliotheekinhoud en boerderijdatabank. Daarvoor geldt hetzelfde. Zie verder hierover bij het presentatiebeleid.
1-4-2022
Inleiding
Dit informatieplan beschrijft de doelen van het Stadsmuseum ten aanzien van informatie over de collectie. Beschreven wordt welke informatie het museum m.b.t. de collectie verwerft en wil verwerven en hoe het museum deze informatie beheert en gebruikt, en welke verbeteringen zijn voorzien. De nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie wordt benoemd en de hiervoor vastgestelde borgingsprocedures.
Het vervangt het informatieplan uit 2020, dat was geschreven op basis van de aanwijzingen voor een informatieplan van DEN. Bij zelfevaluatie voor de pre-audit voor de museumnorm bleken de hulpvragen bij de museumnorm 2020 op basis van dat plan niet te beantwoorden. Daarom is er gekozen voor een volledig nieuwe beschrijving, gebaseerd op de beantwoording van die hulpvragen. De nieuwe tool Informatieplanner (OPEN/LCM & NDE, 2022), gebaseerd op de allernieuwste verise van Microsoft Excel, bleek niet bruikbaar.
Voor algemene beleidszaken zoals doel, visie en missie van het museum, de grootte van de organisatie, doelgroep en marketing wordt verwezen naar het beleidsplan 2022-2026.
Voor de samenstelling van de collectie en de invulling van de meeste museale kerntaken wordt verwezen naar het collectieplan. Verder is relevant voor dit onderwerp het presentatiebeleid, waarin wordt beschreven hoe de collectie wordt getoond en bezoekers en publiek in het algemeen over de collectie worden geïnformeerd. Beheer en kwaliteitsborging van de metagegevens in het collectieregistratiesysteem worden nader geregeld en beschreven in het registratieplan en de helpinformatie van het collectiebeheersysteem.
De kosten gemoeid met onderstaande activiteiten zijn laag vanwege het karakter van de gebruikte software (alleen lidmaatschapskosten Genootschap ZCBS, € 25 per jaar) en hosting bij een budgetprovider (WebOké, € 40 per jaar). De investeringen voor digitalisering (fotostudio, software, scanners, glasvezelinternetverbinding) zijn enkele jaren geleden gemaakt en vallen onder de algemene ICT-infrastructuur waartoe ook server, NAS, netwerk en PC’s behoren. Alle werkzaamheden worden uitgevoerd door onbetaalde vrijwilligers.
Jaarlijks wordt in de begroting een stelpost voor kleine uitgaven opgenomen, zie hiervoor het jaarplan. Eventuele reiskosten of deelname aan cursussen vallen onder andere begrotingsposten.
Uit de museumnorm 2020:
Norm 11b: het museum zorgt dat de informatie over de collectie toegankelijk is en blijft; het museum heeft een informatieplan.
Informatieplan: Het informatieplan beschrijft de doelen van het museum ten aanzien van informatie over de collectie. Beschreven wordt welke informatie het museum m.b.t. de collectie verwerft en wil verwerven en hoe men deze informatie beheert en gebruikt, en welke verbeteringen men hierin wil aanbrengen. Hierbij wordt ook de nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie benoemd en met welke procedures men dit waarborgt.
Onderwerpen die in ieder geval aan bod komen zijn (digitale) duurzaamheid van informatie en beschikbaarheid van informatie voor derden (denk hierbij o.a. ook aan randvoorwaarden vanuit de AVG en de Auteurswet).
Hulpvragen daarbij:
Heeft uw instelling beleid bepaald m.b.t. de digitale toegankelijkheid van de collectie?
Heeft uw instelling een informatieplan?
Besteedt u in het informatieplan aandacht aan:
• welke informatie m.b.t. de collectie uw instelling verwerft en wil verwerven?
• hoe uw instelling deze informatie beheert en gebruikt?
• welke eventuele verbeteringen uw instelling hierin wil aanbrengen?
• de nagestreefde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en met welke procedures men dit waarborgt?
• (digitale) duurzaamheid van informatie en beschikbaarheid?
• informatie voor derden (denk hierbij o.a. ook aan randvoorwaarden hiervoor vanuit de AVG en de Auteurswet)?
Digitale toegankelijkheid van de collectie
De museale collectie is geregistreerd in het collectiebeheersysteem, zie hiervoor het collectieplan. Het beleid is dat de toegang tot de gegevens in principe is beperkt tot de vrijwilligers van het museum, met uitzondering van door de collectiebeheerders geselecteerde objecten die ook door het grote publiek via internet te bekijken zijn. Het gaat dan om objecten in het depot en objecten die – bijvoorbeeld tijdelijk – extra aandacht mogen krijgen. Op de website van het Stadsmuseum wordt dit uitgelegd en wordt men doorverwezen met een direct aanklikbare link naar beeldbankvollenhove.nl, de website waarmee toegang wordt verkregen tot de databanken met objecten, foto’s, de bibliotheek en de (nieuwe) boerderijendatabank. De laatste drie vallen onder de publieksfunctie, zie het presentatiebeleid
Bezoekers van het museum kunnen in het museum (ruimte Beeld&Geluid) toegang krijgen tot de publieke gegevens van alle objecten, ze worden daarin ondersteund door dienstdoende vrijwilligers, zie ook het presentatiebeleid.
De gegevens per object zijn gescheiden in een intern deel en een publiek deel. Het interne deel is alleen zichtbaar voor bepaalde vrijwilligers. Het beheer van de rechten wordt gedaan door de functionele beheerders van het collectiebeheersysteem. Voor speciale doeleinden kunnen tijdelijk ook anderen toegang krijgen tot alle objecten en alle gegevens.
Verwerving van informatie over de collectie
Basisinformatie is inmiddels verworven en bij de objecten vastgelegd.
De informatie over de objecten is deels meegekomen met de objecten bij de overname in 2007. Een groot deel van de overgenomen objecten waren beschreven op registratiekaarten, een groot deel van de kleding was door een specialist verwerkt in een registratiesysteem. Die laatste gegevens zijn geconverteerd naar het huidige collectiebeheersysteem ZCBS.
Verder zijn de objecten bekeken, beoordeeld, nagemeten en gecategoriseerd. Ze zijn toebedeeld aan een collectie en – afhankelijk van herkomst en/of doel – in een deelcollectie. Daarbij is de relatie met Vollenhove van belang, de collectiecriteria. Na weging op de ‘museale weegschaal’ is een MUSIP-categorie bepaald.
Belangrijker dan een titel en een feitelijke beschrijving is de historische context in relatie tot Vollenhove, nodig voor de weging (museale weegschaal) in relatie tot de collectiecriteria (zie het beleidsplan en het collectieplan). Een exacte datering is niet zo belangrijk.
Belangrijk is de relatie met een historisch gebouw (zoals een havezate of kerk) en met een persoon (naam of familie van eigenaar of gebruiker), of een historische gebeurtenis waarbij het object een rol speelde. Die relatie wordt vastgelegd in de beschrijving en speelt ook een rol bij de indeling in deel- en subcollectie. In de beschrijving wordt zo mogelijk een hypertextlink gelegd naar relevante foto’s in de beeldbank (onderdeel van de publieksfunctie, zie het presentatiebeleid) en naar artikelen op de website stadvollenhove.nl en/of MijnStadMijnDorp. Van personen (eigenaren, gebruikers) worden genealogische gegevens bijgezocht, vooral uit de website Gezinsreconstructies (Ambt) Vollenhove. Indien relevant worden hypertextlinks gelegd naar andere objecten in het systeem.
De informatie van schenkers en bruikleengevers wordt zoveel mogelijk gebruikt maar ook gecontroleerd en waar nodig aangevuld.
Indien het niet mogelijk of relevant is om van een subcollectie per object achtergrondinformatie te verwerven of vast te leggen, wordt dat op het niveau van subcollectie of deelcollectie gedaan (het gaat dan vaak om objecten met een lage historische waarde, maar wel een gemiddelde waarde als ensemble en qua herkomst).
Vaak wordt uit onderzoek, o.a. naar andere objecten, soms bij toeval nieuwe informatie over een object verkregen en alsnog toegevoegd. Er zijn twee onderzoekers voortdurend bezig op dit vlak. De trigger voor nader onderzoek komt vaak uit het verschijnen van artikelen in het eigen blad Kondschap en van historische verenigingen in de omgeving, of nieuw verschenen wetenschappelijke publicaties. Een nieuwe bron is rapportage uit bodemonderzoeken in het kader van voorgenomen bouwactiviteiten, overigens heel moeilijk toegankelijke informatie.
Beheer en kwaliteitsborging van de informatie
Aanwijzingen voor de vastlegging van metagegevens van de objecten staan in het registratieplan en in de online hulpinformatie van het collectiebeheersysteem.
Regelmatig, tenminste in het begin van elk jaar, wordt door de collectiebeheerders gezocht naar onvolkomenheden in de vastgelegde informatie bij de objecten. De functionaliteit van het collectiebeheersysteem op dit gebied wordt daarvoor zo goed mogelijk benut. Denk daarbij aan goed gebruik van keuzemogelijkheden voor invoer in de diverse velden in de databank en bijbehorende helpinformatie per veld.
Bij binnenkomst van nieuwe objecten is onderdeel van de registratieprocedure om direct zoveel mogelijk informatie te verzamelen en vast te leggen. Daarbij wordt in een aantal gevallen ook te term ‘nader onderzoek’ vastgelegd bij de interne opmerkingen wanneer er twijfel is over een gegeven, of de indruk bestaat dat er nog meer achtergrondinformatie te vinden is. Die twijfel kan ook voortkomen uit opmerkingen van het publiek bij het tonen in de tentoonstelling of n.a.v. een publicatie, bijvoorbeeld een artikel over nieuwe aanwinsten in het eigen blad Kondschap.
De onderzoekers binnen de werkgroep collectiebeheer voeren het nader onderzoek uit. Prioriteit ligt bij topstukken of stukken die – bijvoorbeeld vanwege een speciale tentoonstelling – in de aandacht staan. De wens is altijd: meer onderzoek, dus meer onderzoekers met meer tijd. Helaas is ondersteuning door externe onderzoekers niet of nauwelijks te krijgen, en is een onderdeel van de publieksfunctie om vragen van anderen voorrang te geven.
Het publiek heeft de mogelijkheid om correcties of aanvullingen te geven op de informatie van op internet gepubliceerde objecten uit het collectiebeheersysteem, op een digitaal invulformulier dat wordt verwerkt door de collectiebeheerders.
Alle mutaties van gegevens worden vastgelegd met o.a. naam en tijdstip en kunnen door de collectiebeheerders worden gevolgd en gecorrigeerd. Wanneer er wordt gewerkt buiten de aangegeven keuzemogelijkheden voor invoer, wordt nader onderzoek gedaan en indien nodig contact opgenomen of de mutatie gecorrigeerd.
De vastgelegde informatie wordt vooral gebruikt door de leden van de tentoonstellingscommissie. Elk lid is verantwoordelijk voor een ruimte in het museum, waar globaal een bepaalde deelcollectie wordt getoond (adel, havezaten, geestelijkheid, bevolking, stad&streek, visserij). Ze hebben ook een verantwoordelijkheid in het controleren, aanpassen en aanvullen van de informatie. De informatie wordt gebruikt voor kaartjes met beschrijvingen voor het publiek, en handouts. Daarnaast wordt de informatie gebruikt door de vrijwilligers die bezoekers ontvangen en begeleiden (baliemedewerker, gastheer of gastvrouw), voor het completeren van hun eigen verhaal over bepaalde objecten en het geven van achtergrondinformatie bij vragen van bezoekers.
Tenslotte wordt de informatie ook gebruikt bij het beeldscherm over de visserij, waarin bezoekers van het museum (o.a.) zelf informatie over getoonde voorwerpen kunnen raadplegen.
Duurzaamheid en beschikbaarheid
Er wordt gebruik gemaakt van de software ZCBS, inmiddels in gebruik bij meer dan 100 musea en historische verenigingen. Door het lidmaatschap van het Genootschap ZCBS is continuïteit en kwaliteit van de functionaliteit gewaarborgd. Verbeteringen in beheer en gebruik worden verkregen door deelname aan gebruikersbijeenkomsten, het gebruikersforum en webinars door de functioneel beheerder van het systeem bij het Stadsmuseum Vollenhove, lid van de werkgroep collectiebeheer.
De technische beschikbaarheid wordt voortdurend in de gaten gehouden en problemen onderzocht. Wanneer de problemen bij de hostingprovider blijken te liggen wordt direct contact gelegd door de functioneel beheerder van het museum. De beschikbaarheid van de gegevens (ook van de mutaties) wordt geborgd door back-up bij de provider, regelmatige back-up op het eigen systeem (NAS) en daarvan een externe back-up op de locatie van de systeembeheerder.
Informatie voor derden
Zoals hierboven wordt uitgelegd is de toegang tot informatie uit het collectiebeheersysteem beperkt voor derden tot een selectie van de objecten, en alleen algemene gegevens. Daartoe behoort nadrukkelijk niet de (financiële) waarde, gegevens van eventuele schenker of bruikleengever (AVG!) en interne opmerkingen. Er wordt geen voorbehoud gemaakt voor de auteursrechten van het museum, en bij publicatie wordt geen inbreuk gemaakt op de rechten van anderen.
Naast informatie uit het collectiebeheersysteem behoort tot de publieksfunctie ook het via internet toegankelijk maken van de fotobeeldbank, bibliotheekinhoud en boerderijdatabank. Daarvoor geldt hetzelfde. Zie verder hierover bij het presentatiebeleid.
1-4-2022